Etapas y Elementos del Proceso de Diseño Organizacional.

El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones, se pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de una organización o en un organigrama, donde los altos directivos toman  decisiones y el resto del equipo siguen las estrategias tomadas, permite una vista tanto interna como externa de la organización, donde se involucran como lo dice Smith cuatro elementos fundamentales que son la División del trabajo, la Departamentalización, la Jerarquía y la Coordinación, estos elementos giran generando el buen funcionamiento de la organización. Lo que se busca con el diseño organizacional es crear una estructura y puestos de trabajo que sean adecuados para la empresa, que abarque todo el proceso, que se pueda controlar y se puedan conseguir los resultados esperados.

ETAPAS Y ELEMENTOS DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

Todo proceso de diseño Organizacional debe comenzar con un diagnóstico, después el tipo de estructura que plasme todas las áreas y proceso de la organización, hacer una división del trabajo con responsabilidades y controles de dichas tareas o funciones, por eso se destacan como se menciono anteriormente las siguientes etapas:

• División del Trabajo: que según Smith consiste en dividir el trabajo en operaciones o actividades más pequeñas y simples que se puedan diferenciar para volverlas especializadas y la personas que la ejecuten sean expertas, esta división va desde las áreas productivas hasta las directivas.
• La Departamentalización: Es la agrupación de áreas de trabajo por departamentos, donde reúnen varias actividades labores que tienen alguna similitud o relación directa y poder tomar decisiones más generales que abarquen varias funciones afines sin entrar a detalle en cada una.
• La Jerarquía: Es hacer una clasificación de acuerdo a los criterios de Poder, Responsabilidad, autoridad y oficio,  de forma ascendente o descendente pero donde se identifique las categorías y niveles.
• La Coordinación: Es procesar la información y con el conocimiento de la toda la organización  transmitirlo a través de la cadena jerárquica y así todos manejaran la información  para construir el diseño Organizacional.

El diseño Organizacional requiere de unos pasos o etapas las cuales son:

Ø  Proceso de Diferenciación e Integración: Se basa principalmente en diferenciar el trabajo, las tareas y agruparlas o integrarlas en segmentos, puede ser departamentos donde las actividades necesiten una interacción, en departamentos que tengan la misma función o compartan escenarios comunes.

Ø  Proceso de Complejidad: Después de realizar el proceso de diferenciación se organiza la estructura en función a los roles, puestos, conocimientos, rangos, que permita la agrupación por nivel de dificultad y responsabilidad de las actividades, de esta manera observaremos desde las funciones básicas hasta las directivas.

Ø  Proceso de Formalización: Es la estandarización de las normas, procedimientos e instrumentos que son utilizados dentro de la organización,  asignadas a cada una de las tareas y funciones, ya que se requieren conocimientos específicos en ciertas tareas por este motivo deben tener un orden, una secuencia y una descripción de cómo realizarla. El grado de formalización varía de acuerdo al tamaño de las empresas, de las herramientas que utilicen y la jerarquización que tenga, pero en todas existe de alguna manera un proceso organizado.

Ø  Proceso Dimensional: Se basa en el análisis de lineamientos estratégicos para clasificar como se desarrollan las actividades y tareas dentro de las áreas, que especialidad tiene cada una, como se visualiza la organización en general y como se toman decisiones para soluciones de problemas.

Ø  Proceso de decisiones: Este proceso está determinado por el estilo de liderazgo que maneje la organización, la división de sus tareas y su jerarquía, para determinar quién y cuándo se requieren acciones y decisiones que influirán en el proceso y por lo tanto en el diseño de la organización.

MODELOS ESTRUCTURALES DE LA ORGANIZACIÓN

Modelo  Lineal: Se caracteriza porque la  de toma de decisiones se concentra en una sola persona, es tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
• Es claro y sencillo.
• Útil en pequeñas empresas.
• La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

• Es rígida e inflexible.
• La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
• No fomenta la especialización.
• Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación.

Organización Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Ventajas:

• Mayor especialización.
• Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
• La división del trabajo es planeada y no incidental.
• El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
• Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

• Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
• Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.

Organización Lineo- funcional

Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es más aplicable en las empresas.

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Criterios para diferenciar línea y staff:

• Relación con los objetivos de la organización: las actividades se relacionan directa e íntimamente con los objetivos de la organización o el órgano del cual forman parte, mientras que las actividades del staff se asocian en forma indiferente. Por ejemplo, los órganos de producción y de ventas representan las actividades básicas y fundamentales de la organización: 

las actividades metas, los demás órganos complementarios y secundarios representan las actividades medio. Si se produce algún cambio en los objetivos de la organización, la estructura línea-staff también cambiará.

Organización matricial

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Organización divisional

Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus mercados. Utiliza los departamentos en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica. 

Bibliografía:

Alhama Belamaric Rafael. 1 Julio 2008, Estructura y diseño de organizaciones, recuperado de: http://www.gestiopolis.com/estructura-y-diseño-de-organizaciones/

Lara Martinez Octavio R, 28 Octubre 2011, Tipos de estructura organizacional, recuperado de: http://www.gestiopolis.com/tipos-de-estructura-organizacional/

Autor: LESLY ALEXANDRA SANTIESTEBAN

             UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN.